Bevor wir mit dem Thema loslegen: AI wird aktuell von vielen so behandelt, als ob es die gesamte (Kreativ)branche ersetzen könnte. Das ist nicht der Fall. AI ist ein Werkzeug, ein sehr starkes Werkzeug. Doch es ist auf den Daten von Menschen trainiert, die bekanntlich nicht perfekt sind.
Dennoch: Mit AI lassen sich viele Tasks unglaublich effektiv automatisieren, oder zumindest optimieren.
Grundsätzlich lässt sich AI auf mehr oder weniger alles anwenden, wir bleiben aber jetzt bei den Themen, die wir auch in unserem Alltag aktiv anwenden.
Beispiele für Anwendungsfälle, die wir gerne verwenden sind:
- Mails automatisch sortieren & beantworten
- Kontaktformulare und Anfragen automatisch beantworten
- Ideen für kreative Inhalte entwickeln
- Mitarbeitern Informationen über die eigenen Produkte und Dienstleistungen geben
- Einwandbehandlungen erstellen
Konkretes Beispiel: Anfragen automatisch beantworten
Lass uns ein ganz konkretes Beispiel ansehen: Anfragen aus Kontaktformularen.
Nicht selten tendieren kleine Unternehmen dazu, die Anfragen nicht unbedingt schnell zu beantworten. An den Praktikanten kann man es bei der Komplexität auch eher schwer. Genau hier kommt AI hervorragend zum Einsatz. Ein einfaches, stark heruntergebrochenes Beispiel zeigt den Ablauf:
Schritt 1: AI anlernen
Eine AI kann mit den Informationen zu Produkten und Dienstleistungen “gefüttert” werden. Meistens reichen vorhandene Flyer, Datenblätter und co aus. Es sollte aber unbedingt umfangreich getestet werden.
Hier lohnt sich ein Blick auf Tools, die mit den entsprechenden Informationen leicht gefüttert werden können. Die Inhalte können auch als Teil vom Prompt eingebettet werden, eine elegante Lösung ist das aber nicht.
Schritt 2: Mailadresse anlegen
Um alles gut zu strukturieren, sollte ein separates Postfach angelegt werden. Grundsätzlich ist es ratsam, Anfragen nicht unbedingt in das eigene, überfüllte Postfach zu leiten. Zu oft kann dadurch etwas übersehen werden.
In unserem Fall ist es insbesondere dafür wichtig, um einen sinnvollen Trigger zu setzten.
Wir empfehlen, schon in der E-Mail Adresse klarzumachen, dass es sich um eine AI handelt. Das ist vielleicht ein Thema, bei dem sich nicht alle einig sind. Wir sind aber der Meinung, dass man mit der Thematik AI offen umgehen sollte. Nicht nur, falls die AI Fehler macht, sondern grundsätzlich.
Schritt 3: AI und Mailadresse verbinden
Mit einem Tool wie Make.com kann nun die Mailadresse mit der AI verbunden werden.
- Checken, ob neue Mails im Postfach sind (darum das eigene Postfach)
- Die Mail von der AI “auswerten” lassen, um anschließend eine Antwort zu formulieren
- Eine Mail mit dem generierten Text verschicken
Du bist ein Verkaufsberater für einen Schreiner. Deine Aufgabe ist es, eingehende E-Mails so zu beantworten, dass der Kunde erstes Feedback erhält.Regeln:
- Informationen zu unserem Produkt sollten dir vorliegen. Wenn darin keine Antwort vorhanden ist, formuliere keine selbst.
- Verwende das “Sie”
- Die Tonalität soll freundlich, aber professionell sein
- Bitte antworte so, dass es direkt als Mail verschickt werden kann. Verzichte auf Inhalte, die in einer Mail verwirren könnten.
Der Aufbau der Mail ist wie folgt:
Vielen Dank für Ihre Anfrage zu dem Thema *Thema hier einfügen*. Unser digitaler Assistent möchte Ihnen gerne direkt eine erste Antwort geben, bevor sich einer unserer Experten bei Ihnen per Telefon meldet.
*Thema vom Kunden zusammenfassen*
*Antwort darauf, wie wir das Anliegen vom Kunden lösen können*
Welche Use-Cases mit AI sind für Dich & Dein Unternehmen möglich?
Du bist Dir noch unsicher, ob es solch einen Fall auch bei Dir in der Firma gibt? Dann lass uns doch gemeinsam herausfinden, wie AI in Deinem Unternehmen zeitintensive Arbeiten übernehmen kann.
